ادارة وتخطيط العلاقات العامة

في إطار دراستنا للعلاقتنا العامة نقدم لدارسي التعليم المفتوح الكتاب الثاني بعنوان "إدارة وتخطيط العلاقات العامة".

ويأتي هذا الكتاب الثاني ليقدم أربعة فصول قام الأستاذ الدكتور علي عجوة بكتابة الفصلين الأول والثاني، بينما قام أ.د/ محمود يوسف بكتابة الفصلين الثالث والرابع.

ويحمل هذا الكتاب جديداً يختلف كليةً عن موضوعات الكتاب الذي سبق لدارسي التعليم المفتوح دراسته تحت هذا المسمي من قبل.

ويتناول الفصل الأول "تنظيم إدارة العلاقات العامة" أهمية الوظيفة التنظيمية للعلاقات العامة، وأساليب تنظيم إدارة العلاقات العامة، وهياكلها التنظيمية، ومواصفات المشتغلين بالعلاقات العامة، وأهمية المستشار الخارجي، وحالات تطبيقية.

وجاء الفصل الثاني يحمل عنوان "وكالات العلاقات العامة" ويتضمن توضيحاً لمهام وكالات العلاقات العامة، ويعرض لتطور هذه الوكالات، ويقدم التنظيم الإداري لها، ويبين دور هذه الوكالات في مصر والدول العربية، وأخيراً يوضح العلاقات العامة الدولية لبعض الدول المتقدمة.

ويتناول الفصل الثالث "مشكلات إدارات العلاقات العامة في المنظمات المعاصرة وكيفية مواجهتها. فيوضح هذه المشكلات علي نحو دقيق ويبين السبل الكفيلة بالتغلب عليها في واقع الممارسة العملية.

وتحت عنوان "إدارة صورة المنظمة" جاء الفصل الرابع وفيه بيان بالعوامل المؤثرة في تكوين الصورة الذهنية لأجهزة الشرطة كالجمهور الداخلي، ووسائل الإعلام، وقادة الرأي، وأداء المسئولية الإجتماعية.

تنظيم إدارة العلاقات العامة:

تهدف الوظيفة التنظيمية في المنظمة إلي تحقيق التكامل بين الطاقات البشرية المتاحة للمنظمة بالإعتماد علي فكرة تقسيم الأعمال وتجميع التخصصات في إطار الأدوار الوظيفية والوحدات التنظيمية. كما تحقق التنظيم بين جهود الأفراد وقدراتهم بالإعتماد علي فكرة تحديد المسئوليات وتقويض الصلاحيات في إطار المستويات الإدارية والمناصب الوظيفية، بمعني أن الوظيفية التنظيمية تمهد لتطبيق مبدأ الشخص المناسب في المكان المناسب بتوصيفها المسئوليات واختصاصات الوحدات الإدارية وصلاحيتها، وكذلك لواجبات الأدوار الوظيفية وصلاحيتها، ثم تحديد المهارات المطلوبة لتلك الوحدات الإدارية، وكذلك المهارات المطلوبة للأدوار الوظيفية "المؤهلات" بما يضمن المطابقة بين الوظيفة وشاغلها، وبين هيكل الوظائف في الوحدات الإدارية وملكاتها.

وبصفة عامة تنقسم وظائف الإدارة إلي عدد من الوظائف الأساسية وهي:

1- التخطيط الإداري:

ويقصد به كل ما يحدد مقدماً ما سوف يتم عمله وعلي أساسه تحدد عمليات التنظيم وحشد القوي المادية والبشرية والإشراف والرقابة.

2- التوظيف:

أما التوظيف فهو تعبئة القوي العاملة اللازمة لإدارة المؤسسة واختيار أفراد هذه القوي وتدريبها ووضعها في المكان الملائم لها بقصد الوصول إلي الإنتاج وتوفير شروط وظروف العمل الملائمة للعاملين بالمنظمة ليستمروا في أداء مهامهم بسرعة وكفاية واقتصاد، وكذلك تحديد الأجور ووضع نظم العلاوات والترقيات وإنهاء الخدمة لكل فئة كي يركزوا جهودهم ويشعروا بالأمان والإستقرار.

3- التوجيه والإشراف:

الإشراف عنصر عام من عناصر الإدارة والمقصود به مراقبة التنفيذ والتأكد من مطابقة الخطة الموضوعة لتحقيق الهدف.

4- التمويل والإدارة المالية:

وهي تتعلق بالنشاط الإداري المختص بتوفير الأموال اللازمة والتأكد من حسن إنفاقها في أبواب الإنفاق القانونية.

5- التنسيق:

وهو يتعلق بإيجاد الإنسجام والترابط بين أوجه النشاط المختلفة عند توجيهها لتنفيذ الأهداف الموضوعة والتنسيق في حد ذاته لا يعتبر وظيفة إدارية لها كيان مستقل ولكنه مناخ يجب أن يتوافر في جميع مراحل العمل الإداري.

6- التسجيل:

وهو يعني كتابة الحقائق أو المعلومات كما هي بأمانة بقصد الإحتفاظ بها والرجوع إليها في المستقبل.

7- اتخاذ القرار:

لا ينبغي النظر إلي القرار باعتباره مجرد إجراء شكلي للبت في الأمور أو لحسم المشاكل أو باعتباره أداة للتجديد والخلق والإبداع بحيث يخرج القرار معبراً عن أفضل البدائل التي تتوخي أفضل السبل للوصول إلي الهدف الذي من أجله اتخذ القرار.