دليل كتابة التقارير

تفتقر المكتبة العربية إلي كتاب متخصص في فن كتابة التقارير الرصينة علي الرغم من أن التقارير باتت تشكل أهم ركن من أركان عملية الإتصالات (Communication Process)، ذلك أن التقرير الجيد يستطيع أن يلعب دوراً مهماً ليس فقط في إيصال المعلومات والمعرفة إلي الناس، وإنما يستطيع أيضاً التأثير فيهم، وحثهم ودفعهم إلي اتخاذ قرارات هامة قد تخدم مصالحهم وتحقق اهداف مؤسساتهم. فالتقرير الذي يعتمد في أسلوبه علي ومحتواه وتحليله علي أسس علمية ومعايير ومبادئ متعارف عليها دولياً غالباً ما يساهم في عملية الإتصالات بشكل يخدم أهداف كلا الطرفين، واضع التقرير، والجهة المستفيدة. وفي الآونة الأخيرة ازداد الإهتمام بفن كتابة التقارير لإدراك المسئولين أهمية وضرورة الإعتماد علي الحقائق والوقائع والإستنتاجات والتوصيات المبنية علي أساس علمي رصين، وهو ما يوفره التقرير الناجح.

يتضمن هذه الكتيب الصغير أهم المبادئ والأسس والمعايير الواجب توافرها في التقرير المؤثر والفعال، كما يتضمن عدة ارشادات عملية حول كيفية كتابة التقارير. وقد حاولنا قدر المستطاع أن تكون لغة الكتيب بسيطة جداً، كما تحاشينا التفصيل الممل، ولهذا جاء الكتاب بشكل يضمن استيعاب محتوياته من قبل القارئ المتخصص وغير المتخصص معاً. وقد أطلقنا تسمية (الدليل) علي هذه الكتيب لأنه حقاً يقدم للقارئ الكريم دليل عمل ومعيناً له عند الإقدام علي عملية إعداد وكتابة التقرير، وهذا في الحقيقة هو هدفنا الأسمي من وراء إعداد هذا الكتيب، والذي جاء علي الرغم من صغر حجمه، غنياً جداً بالمعلومات والإرشادات، وسيجد القارئ في هذا الكتيب كل ما يرغب في معرفته عن فن كتابة التقارير الرصينة.

تعتبر عملية كتابة التقارير (Report Writing Process) من أصعب العمليات وأدقها للكثير من الناس، ذلك أن التقرير الجيد يجب أن يتضمن بعض الأسس والفقرات والمفاهيم المتعارف عليها دولياً، والتي بدونها لا يحقق التقرير الأهداف المرجوة من كتابته. وعلي هذا الأساس، بدأ الإهتمام المتزايد من قبل رجال الإدارة والأعمال بفن كتابة التقارير، واستحدثت لذلك عدة مدارس متخصصة مهمتها البحث في وسائل صياغة التقارير، وتحديد أهدافها، وجعلها أكثر قدرة علي التأثير في الناس عن طريق الصياغة الجيدة، والدقة المتناهية، والأسلوب العلمي الصحيح، والتفصيل المريح، والإقتراحات البناءة والواقعية.

مشكلة الكتابة The Writing Problem:-

لا يخفي علي أحد أن عملية وضع االكلمات والأفكار ورسمها علي الورق ليس بالأمر اليسير، فالكثير من الناس يواجهون صعوبة بالغة في التعبير التحديدي، بينما قد لا يواجهون مثل هذه المشكلة شفوياً. وسبب ذلك يعود إلي اعتبارات كثيرة منها تنظيمية ومنها سيكولوجية صرفة. فالتقرير الجيد مثلاً يجب أن يكون مؤثراً، كما أنه يجب أن يكون مقنعاً.

فهدف الإقناع يعد من الأهداف الرئيسية التي يسعي التقرير إلي تحقيقها، وإلا فقد التقرير أهم عناصره، وتحول إلي مجرد "مضيعة للوقت" في نظر معظم رجال الأعمال الناجحين، الذين يعتبرون التقرير وسيلة من وسائل الإتصال وأداة فعالة من أدوات الرقابة والتحقق من سلامة التنفيذ والمتابعة والتقويم، والمطابقة بين الخطة المرسومة والسياسة العامة لتحقيق الهدف المنشود.